HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VIẾT THƯ YÊU CẦU LETTER OF REQUEST (IELTS WRITING GENERAL)

THƯ YÊU CẦU – LETTER OF REQUEST LÀ GÌ?

Trong bài thi IELTS Writing General, chúng ta thường nhận được đề bài yêu cầu viết bức thư để yêu cầu ai đó, ví dụ yêu cầu thông tin từ một trường học chẳng hạn.

Bạn cũng cần lưu ý: mặc dù các hướng dẫn dưới đây là viết cho bài thi IELTS Writing General, nhưng những kiến thức này rất hữu ích để bạn có thể viết một bức thư yêu cầu – Letter of request (kể cả bằng tiếng Anh hay tiếng Việt) trong đời sống hàng ngày.

Ví dụ như trong đề bài này:

CẤU TRÚC THƯ YÊU CẦU

Cấu trúc thư yêu cầu trong IELTS Writing General cũng tương tự như các dạng bài khác. Cấu trúc của một bức thư đều có chung 4 phần,

• Phần chào hỏi
• Phần mở đầu bức thư
• Phần thân bức thư
• Phần kết thúc bức thư

Bạn cần tìm hiểu ngay về chi tiết hơn về cấu trúc nói chung của bức thư để có thể bắt đầu vào bài học hôm nay nhé.

SỬ DỤNG LỜI CHÀO HỎI THÍCH HỢP CHO BỨC THƯ YÊU CẦU

Người nhận thư nên được chào hỏi một cách phù hợp như sau:

Người nhận thư nên được chào hỏi một cách phù hợp như sau:

• Sử dụng “Dear“. Những lời chào như “Hi“, “Hello” thường không phù hợp và không chuyên nghiệp trong những lá thư yêu cầu sự trang trọng nhất định.
• Sử dụng phù hợp danh xưng Mr., Mrs., và Ms. tùy trường hợp. Không sử dụng tên riêng của người nhận.
• Nếu không chắc chắn về giới tính của người nhận, sử dụng cả họ và tên của họ trong phần này thay vì dùng danh xưng Mr. hoặc Mrs. Ví dụ: “Dear Casey Smith“.

MỞ ĐẦU BỨC THƯ YÊU CẦU – Letter of request VỚI PHẦN GIỚI THIỆU BẢN THÂN

Đây có thể coi là một phần không bắt buộc.

Tuy nhiên, người nhận luôn mong muốn được biết người gửi là ai. Do đó, lời khuyên là nên có một phần giới thiệu ngắn gọn về bản thân của bạn, ví dụ như về nghề nghiệp/ chức vụ hoặc công ty bạn đang làm việc. Điều này sẽ giúp người nhận thư hiểu rõ hơn về người gửi.

Một số lời khuyên về phần giới thiệu bản thân phù hợp trong thư yêu cầu – letter of request:

• Lời giới thiệu có thể là một đến hai câu. Bạn không cần phải trình bày cả tiểu sử bản thân, bạn chỉ cần đưa một vài thông tin cần thiết, mục đích là cho người đọc thư xác định được bạn là ai.
• Việc giới thiệu bản thân có hai lợi ích. Thứ nhất, tăng tính lịch sự cho bạn. Việc giới thiệu bản thân thể hiện rằng bạn là người biết nghĩ và rất nỗ lực để liên lạc với người nhận. Thứ hai, việc biết được bạn là ai giúp cho người nhận thư biết cách giải quyết và quá trình trả lời thư trở nên nhanh chóng hơn.
• Nếu bạn đã gặp và biết người nhận từ trước, việc giới thiệu bản thân có thể giúp người ta nhớ ra được bạn là ai. Ví dụ, có thể bạn viết như sau: “We met last week at the sports banquet. I was pleased to make your acquaintance.” (Chúng ta đã gặp nhau tuần trước trong bữa tiệc thể thao đó. Tôi đã rất vui khi được làm quen với bạn.) có thể giúp người đọc lập tức nhớ ra bạn và thu hẹp phạm vi.

MỤC ĐÍCH CỦA LÁ THƯ – PHẦN THÂN BÀI QUAN TRỌNG TRONG BÀI THI IELTS WRITING GENERAL

Để viết được một bức thư tốt cho bài thi IELTS Writing General, bạn sẽ cần nghĩ ra được nhiều thông tin về tình huống, sắp xếp thông tin hợp lý. Bạn cần phải xem bài Planing cho bài viết thư để nắm được các phương pháp phân tích và sắp xếp idea này nhé.

TRỰC TIẾP NÓI TỚI MỤC ĐÍCH CỦA LÁ THƯ YÊU CẦU NGAY TỪ ĐẦU

Sau đoạn văn giới thiệu về bản thân bạn, hãy nói về mục đích của lá thư ở đoạn ngay sau đó một cách lịch sự và rõ ràng. Đồng thời, cũng nên nói luôn những thông tin cần thiết nhất có liên quan đến mục đích của lá thư. Ví dụ, một cuộc hẹn sẽ cần có ngày, và giờ cụ thể.

Đừng nên viết như sau:  “I need your help” (Tôi cần sự trợ giúp) hay “I heard you could do this for me” (Tôi nghe nói bạn có thể làm giúp tôi việc này).

Nên viết: “Would it be possible …” (Liệu có thể ….) hoặc  “I would be grateful if you would …” (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể ….)

Ví dụ:

Không nên viết:

• “I need your help to fix my truck.” (Tôi cần trợ giúp của bạn để sửa cái xe tải này.)
• “I heard you could do this for me.” (Tôi nghe nói là bạn có thể giúp tôi làm cái này.)

Nên viết:

“I would be grateful if you would let me borrow your tools and help me get my truck tuned up.” (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể cho tôi mượn bộ đồ nghề của bạn và giúp tôi sửa cái xe tải này.)

ĐỪNG LÀM PHỨC TẠP HOÁ MỤC ĐÍCH CỦA BỨC THƯ LETTER OF REQUEST

Đừng có để ý quá nhiều đến những tiểu tiết. Bạn nên tập trung vào việc làm rõ mục đích của lá thư với một đoạn văn vài câu thôi. Làm rõ mọi thứ và đủ thôi.

• Không nên: viết những lời nịnh bợ hay xin lỗi khi không cần thiết.
• Nên: viết đủ những thông tin cần thiết.

Ví dụ:

Dear George,

As you know, my truck has been acting up quite a bit recently. I took it to the mechanic, and he said that it is in dire need of a tune-up; however, it will cost almost $400 to get all of the work done. He said that if I had a friend who was knowledgeable about it, it would probably be worth buying the parts myself and having them help.

(Gửi tới George,

Như bạn biết rồi đấy, dạo gần đây, xe tải của tôi hoạt động không được tốt lắm. Tôi đã mang đến thợ chữa xe và anh ấy nói rằng chiếc xe này đang trong tình trạng vô cùng cần thiết được thay các bộ phận. Tuy nhiên, nếu thay ở ngoài đó sẽ hết gần 400$. Người thợ sửa xe có nói rằng nếu tôi có một người bạn có kiến thức về lĩnh vực này, tốt hơn là nên tự mua đồ và sửa hơn.)

SỰ QUAN TRỌNG CỦA MỤC ĐÍCH LÁ THƯ

Trong một vài trường hợp nhất định, bạn cần phải thuyết phục người đọc về mục đích viết lá thư, đặc biệt là ở lúc nhờ vả người đọc. Phần này cũng nên được việt ở đoạn 2. Nhấn mạnh sự quan trọng của việc này và chuẩn bị một số lý do cho việc này.

Ví dụ 1: Bạn đề nghị một công ty tài trợ cho một sự kiện bạn tổ chức. Bạn có thể nhấn mạnh lợi ích công ty đó có thể đạt được nếu đồng ý tài trợ cho sự kiện đó. Bạn có thể viết như sau:

“If you were to provide the necessary funding, we will announce your company at the event as an official sponsor. This will give you exposure to the community and identify your company with a good cause.”

(Nếu công ty đồng ý tài trợ cho sự kiện, chúng tôi sẽ thông báo trong sự kiện về việc công ty bạn là nhà tài trợ chính thức. Điều này sẽ giúp công ty bạn có một hình ảnh tốt đẹp hơn trong mắt công chúng.)

Không nên viết: “This is extremely important.: (Việc này cực kỳ quan trọng) hay “It would really mean the world to me.” (Việc này có ý nghĩa như cả thế giới đối với tôi vậy đó.)

Nên viết: Hãy viết những thông tin cần thiết quan trọng như thời hạn hay một lý do thuyết phục nào đó.

Ví dụ 2:

So I’m writing because I know that you are very handy and enjoy tinkering with cars. Would you be willing to let me borrow your tools and help me get my truck tuned up? It would really help me out and save me a good amount of money.

(Vì thế tôi viết thư này vì tôi biết bạn rất khéo tay và thích sửa chữa đồ đạc. Vậy bạn có sẵn lòng cho tôi mượn đồ đạc và giúp tôi sửa xe không? Việc này thực sự giúp tôi và có thể tiết kiệm được rất nhiều tiền.)

ĐỪNG QUÊN ĐỀ NGHỊ SỰ GIÚP ĐỠ TỪ PHÍA NGƯỜI NHẬN THƯ ĐỂ KẾT THÚC THÂN BÀI

Vì là một bức thư yêu cầu, vì thế bạn cần luôn luôn thể hiện sự sẵn lòng giúp đỡ và biết ơn đến người nhận thư. Một câu đơn giản như” “Please let me know if you need any more information” (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin” có thể thể hiện được sự sẵn lòng, luôn luôn sẵn sàng để làm việc cùng nhau và có thể giúp đỡ họ hết mức có thể.

Không nên viết: nhắc đến những lời nhờ vả giúp đỡ từ trong quá khứ làm áp lực người nhận thư.

Nên viết: thể hiện rằng bạn sẽ hiểu và thông cảm nếu họ không thể giúp đỡ được bạn.

Ví dụ:

I would be happy to compensate you for your time and I will, of course, buy all of the necessary parts. Let me know what would be appropriate for compensation.

(Tôi rất lấy làm vui nếu tôi có thể bù đắp cho thời gian bạn giúp tôi và tôi sẽ, tất nhiên rồi, mua những bộ phận cần thiết. Hãy hồi âm cho tôi biết việc này có thích hợp không nhé.)

VIẾT PHẦN KẾT THÚC BỨC THƯ MỘT CÁCH LỊCH SỰ

Khi bạn viết lời yêu cầu và đã nói hết những thông tin cần thiết xong, hãy kết thúc lá thư bằng một lời lịch sự. Cảm ơn người nhận và nói rằng rất mong thư trả lời của họ. Rồi kết thúc thư với lời chào lịch sự: “Sincerely.”

Ví dụ:

“Thank you very much for your time in considering this request. I look forward to hearing back from you on this matter. Sincerely, John Smith”

(Cảm ơn bạn rất nhiều vì dành thời gian cho lời đề nghị này của tôi. Tôi rất mong chờ hồi âm của bạn về việc này. Ký tên.)

Bài viết dựa trên bài viết letter of request từ wikihow, và được lược dịch cũng như sắp xếp lại để phù hợp hơn với bài IELTS Writing General.

Mẫu viết thư yêu cầu – template letter of request

Ở đây có một vài mẫu và template để viết thư yêu cầu, các bạn học sinh có thể tải tại đây để sử dụng trên lớp học nhé.

Tải template letter of request

BÀI TẬP VIẾT THƯ YÊU CẦU – LETTER OF REQUEST IELTS WRITING GENERAL

Bạn hãy tập luyện các kiến thức ở bài này bằng cách làm bài tập ở đây nhé, hãy làm bài bằng cách comment nội dung bức thư mà bạn viết. Tôi sẽ có một số nhận xét dành cho bạn để cải thiện kỹ năng viết thư yêu cầu – letter of request của bạn.

Các bạn học viên lớp IELTS Online General cần làm bài tập luyện tập bằng cách comment ở dưới để giáo viên đánh giá bài tập nhé. Ngoài ra, bạn cần làm các bài tập nâng cao để nhận feedback chi tiết từ giáo viên (truy cập hệ thống học tập để lấy bài tập)

Đề bài:

You should spend about 20 minutes on this task.

You need to fix your vehicles, but when you came to a garage, you found that it costs too high. Write a letter to your friends to ask him/her fix your truck. In your letter, you should include:

• The offer that you had from the garage
• Why you do know your friend can help you
• Your appreciation with the help.

You should write at least 150 words.

You do NOT need to write your own address. Begin your letter as follows: Dear …,

ĐÁP ÁN BÀI TẬP VIẾT THƯ YÊU CẦU

Sample answer: để xem sample answer cho bài tập trên, bạn có thể tải tại đây nhé.