HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VIẾT THƯ PHÀN NÀN LETTER OF COMPLAINT IELTS WRITING GENERAL

THƯ PHÀN NÀN LÀ GÌ?

Thư phàn nàn (letter of complaint) là một dạng thư được viết để truyền tải thông điệp là một lời phàn nàn cho một tình huống nào đó được nhắc tới trong thư.

Bạn cũng cần lưu ý: mặc dù các hướng dẫn dưới đây là viết cho bài thi IELTS Writing General, nhưng những kiến thức này rất hữu ích để bạn có thể viết một bức thư yêu cầu – Letter of request (kể cả bằng tiếng Anh hay tiếng Việt) trong đời sống hàng ngày.

Thông thường, bạn sẽ cần đưa ra tình huống đó làm bạn cảm thấy không hài lòng, sau đó bạn sẽ nói tới việc phàn nàn và mong muốn nhận được là gì.

CẤU TRÚC THƯ PHÀN NÀN – LETTER OF COMPLAINT

Cấu trúc thư phàn nàn trong IELTS Writing General cũng tương tự như các dạng bài khác. Cấu trúc của một bức thư đều có chung 4 phần,

• Phần chào hỏi
• Phần mở đầu bức thư
• Phần thân bức thư
• Phần kết thúc bức thư

Bạn cần tìm hiểu ngay về chi tiết hơn về cấu trúc nói chung của bức thư để có thể bắt đầu vào bài học hôm nay nhé.

MỞ ĐẦU BỨC THƯ PHÀN NÀN BẰNG CÁCH VÀO THẲNG VẤN ĐỀ CHÍNH

Dòng đầu tiên của lá thư (sau phần chào hỏi greeting) bạn nên viết luôn vấn đề chính, nêu lý do tại sao bạn lại viết thư này và cái lời phàn nàn bạn muốn nói chính xác là gì. Cung cấp càng nhiều các sự thật/ thông tin phù hợp càng tốt, bao gồm cả ngày, giờ và địa điểm, ví dụ, khi bạn mua sản phẩm hay dịch vụ đó.

• Hãy viết làm sao để người nhận thư dễ dàng tìm được ý chính của lá thư trong vòng năm giây, để tránh mất thời gian và đọc những thứ không cần thiết.
• Bạn cũng có thể cung cấp các thông tin cần thiết và giải thích kỹ hơn về trường hợp ở đoạn thứ hai, nhưng luôn nhớ rằng dòng đầu tiên của bức thư, hãy viết lý do chung nhất, hay gọi là mục đích chính của lá thư.
• Câu mở đầu của bạn có thể là, ví dụ: “I am writing to complain about a faulty hair dryer that I purchased from your company on the 15th of July at your location on First Street, Exampletown.” (Tôi viết lá thư này để phàn nàn về chiếc máy sấy tôi đã mua từ công ty của bạn vào ngày 15 tháng 7 ở cửa hàng của công ty tại First Street, Exampletown.)

CHÚ Ý LUÔN LUÔN TRÌNH BÀY BỨC THƯ PHÀN NÀN MỘT CÁCH LỊCH SỰ

Khi viết một bức thư phàn nàn, dù là chúng ta đang làm bài thi, chúng ta có thể hiểu rằng tác giả rất tức giận khi viết thư.

Bạn có thể tức giận trong khi viết lá thư, nhưng sẽ rất là thô lỗ nếu bạn chửi bới người nhận thư như vậy. Cố gắng viết bằng một cách lịch sự và tránh sử dụng những ngôn ngữ đe doạ, tức giận hay thế nào đi chăng nữa.

Lí do là vì người nhận thư chưa chắc đã là người chịu trách nhiệm trực tiếp cho vấn đề của bạn, và người ta cũng sẽ đánh giá cao những người lịch sự, biết ăn nói hơn là người chỉ biết tức giận và thô lỗ. Điều này thì khuyên bạn thôi, chứ khi làm bài IELTS thì làm gì có ai thô lỗ nhỉ 😉

Như vậy, bạn cần chú ý tới ngôn ngữ mà mình sẽ sử dụng không phải là ngôn ngữ giao tiếp thông thường, hằng ngày. Dù là trường hợp ta viết thư phàn nàn với bạn bè (theo như đề bài cho) thì cũng cần sử dụng các ngôn ngữ lịch sự nhé.

Ví dụ:

Không nên viết:  I have been a devoted customer for years and THIS IS HOW YOU TREAT ME?!!!!

(Tôi đã luôn luôn là một khách hàng trung thành trong ngần ấy năm và ĐÂY LÀ CÁCH CÔNG TY ĐỐI XỬ VỚI TÔI HAY SAO?!!!!)

Nên viết: I have been a devoted customer of your company for years now and I hope you will take my complaint seriously.

(Tôi đã luôn  luôn là một khách hàng trung thành của công ty trong ngần ấy năm và tôi hy vọng rằng công ty sẽ xem xét lời phàn nàn của tôi một cách nghiêm túc.)

PHẦN THÂN BÀI CỦA BỨC THƯ PHÀN NÀN – LETTER OF COMPLAINT – IELTS WRITING GENERAL

Phần thân bài luôn quan trọng, vì thế nên bạn chú ý làm thật đúng như những kiến thức dưới đây khi bạn viết thư phàn nàn trong IELTS Writing General nhé.

Nói một cách đơn giản nhất thì bạn sẽ cần phát triển ý theo 3 gợi ý của đề bài. Cách phát triển ý bạn có thể xem ở bài Phát triển idea cho IELTS Writing General nhé.

Cách phát triển cho bài thư phàn nàn thì không khác gì cả, chỉ có điều bạn cần chú ý tới các vấn đề dưới đây để đạt điểm số tối đa nhé.

Nhìn chung, phần thân bài gồm 2 đoạn.

• Đoạn 1: Nói về sự phàn nàn, nói về tình huống.
• Đoạn 2: Đưa ra gợi ý giải pháp mà bạn thấy thỏa đáng.

TRÌNH BÀY VẤN ĐỀ MỘT CÁCH NGẮN GỌN, SÚC TÍCH NHƯNG ĐỦ CHI TIẾT

Đánh giá theo góc nhìn IELTS thì chúng ta càng chi tiết thì điểm càng tốt, miễn sao các thông tin đó liên quan tới đề bài nhé.

Chúng ta viết để người đọc có thể nắm được ý chính rất nhanh dù là chi tiết tới mấy. Vì thế, bạn cần tránh các chi tiết không cần thiết lan man và cố gắng giữ thư của bạn ở khoảng 170 từ là được rồi.

Lấy ví dụ về một đoạn thư phàn nàn về dịch vụ y tế rất ngắn gọn và giúp người đọc hiểu vấn đề rất nhanh.

“After feeding my dog this food, she became violently ill, vomiting for hours on end. I was forced to take her to the vet, as she was dehydrated and required medicine. Thousands of dollars later, I realized that her sickness could be most definitely be attributed to the expired dog food I had unknowingly fed her.”

(Sau khi cho chó của tôi ăn thức ăn này, con bé bị ốm nặng, nôn mửa hàng giờ đồng hồ. Tôi buộc phải đưa nó đến bác sĩ thú y, vì nó bị mất nước và cần dùng thuốc. Hàng ngàn đô la sau đó, tôi nhận ra rằng bệnh tật của nó chắc chắn có thể là do thức ăn cho chó hết hạn mà tôi đã vô tình cho cô ấy ăn.)

TRÌNH BÀY VẤN ĐỀ MỘT CÁCH CÓ CĂN CỨ VÀ CHI TIẾT TRONG LETTER OF COMPLAINT

Giả sử, bạn viết khiếu nại tới một công ty. Việc có căn cứ thích hợp sẽ khiến giọng văn trở nên phù hợp và phía công ty cũng biết rằng khiếu nại của bạn phải được thực hiện một cách nghiêm túc.

Lí do là bởi tất cả những điều này cung cấp cho bạn sự tin tưởng, ảnh hưởng tích cực đến phản ứng của bên nhận thư đối với lá thư của bạn.

Áp dụng với IELTS Writing General, người đọc (giám khảo) chắc chắn muốn rằng các thông tin của bạn là đáng tin (dù họ biết là bạn bịa ra). Mà để nghe đáng tin thì bạn sẽ cần nhiều thông tin liên quan rồi. Đấy chính là lý do, bạn viết càng có căn cứ, càng đáng tin thì bạn càng đạt điểm cao.

Ví dụ:

“While I am relatively certain this was a fluke, I am still concerned about how the bone got into the beans. I would like to know how this might have happened.”

(Trong khi tôi tương đối chắc chắn đây là một con sán, tôi vẫn lo lắng về việc xương đã được đưa vào hạt cà phê như thế nào. Tôi muốn biết điều này có thể xảy ra như thế nào.)

NÓI VỀ CÁC GIẢI PHÁP/ PHƯƠNG PHÁP THAY THẾ KHI VIẾT THƯ PHÀN NÀN

Cái đích cuối cùng của thư phàn nàn (cả trong cuộc sống lẫn IELTS Writing General) vẫn là bạn muốn có giải pháp đúng không?

Bạn có thể nhìn lại ví dụ ở trên đầu bài, ở phần cuối, đề bài đã gợi ý cho bạn là bạn gợi ý giải pháp thế nào đó.

Giả sử, bạn phàn nàn về một sản phẩm lỗi hay dịch vụ tệ thì cách gợi ý giải pháp ra sao? Nếu bạn muốn hoàn tiền, bảo hành hay một giải pháp nào đó thay thế cho sản phẩm lỗi, hãy viết rõ ràng trong đoạn thứ 2.

Hoặc đôi khi, bạn chẳng biết giải pháp là gì, chẳng muốn gợi ý mà muốn đẩy trách nhiệm về người nhận thì bạn có thể viết như ở ví dụ này chẳng hạn.

Ví dụ:

As a dedicated customer, I hope you will work to resolve my problem and find a solution.

(Là một khách hàng có tâm, tôi hy vọng rằng bên phía công ty sẽ tìm ra giải pháp phù hợp để giải quyết tình trạng nêu trên.)

CHO BÊN NHẬN THƯ THỜI GIAN NHẤT ĐỊNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Nếu bạn là người bị phàn nàn, bạn chắc chắn sẽ muốn có thời gian để giải quyết rồi. Vậy thì việc cho bên nhận thư một khoảng thời gian nhất định để giải quyết vấn đề cực kỳ hữu ích.

Vì thế, nhớ cho thêm một chút thông tin này vào cuối của bức thư phàn nàn trong IELTS Writing General nhé. Bạn chỉ cần đơn giản nói rằng:

Ví dụ:

“I will wait one week to hear back from you about this issue, and then I will seek help from a consumer protection agency or my local authority.”

(Tôi sẽ chờ một tuần để nhận hồi âm từ phía công ty về vấn đề này, nếu không có thì tôi sẽ tìm sự giúp đỡ từ một cơ quan bảo vệ người tiêu dùng hoặc các cơ quan có thẩm quyền tại địa phương của tôi.)

VIẾT PHẦN KẾT THÚC LÁ THƯ MỘT CÁCH TÔN TRỌNG

Tất nhiên dù là chúng ta phàn nàn, complaint, nhưng ta là người lịch sự mà. Ta nên tôn trọng người nhận.

Vì thế, trong bài viết thư phàn nàn, letter of complaint IELTS Writing General, bạn đừng quên cảm ơn người nhận thư với sự giúp đỡ của họ.

Đồng thời bạn cũng cần cho họ biết các thông tin liên lạc cần thiết của bạn (nhưng nhớ là nếu đề yêu cầu địa chỉ thì mới đưa vào nhé, nếu không yêu cầu thì không cần thiết đâu).

Ký tên với Yours sincerely nếu bạn biết tên người nhận thư hoặc Yours faithfully nếu bạn không biết ai là người nhận thư. Tránh kết thúc thư với Best hoặc Yours truly.

Ví dụ:

I hope to hear back from you about this incident. I can be reached by phone at (555) 867-5309 at any time or by email at …..

Sincerely,

(signed)

(Tôi hy vọng được nghe lại từ bạn về vụ việc này. Tôi có thể liên hệ qua điện thoại theo số (555) 867-5309 bất kỳ lúc nào hoặc bằng email tại… ..

Trân trọng,

(đã ký))

Bài học được dịch và thiết kế lại từ wikihow để phù hợp với bài thi IELTS Writing General band 7.

MẪU THƯ PHÀN NÀN – TEMPLATE FOR LETTER OF COMPLAINT

Đây là các mẫu có thể sử dụng được cho dạng bài viết thư phàn nàn dành cho bài thi IELTS Writing General. Các bạn học sinh các lớp có thể tải về sử dụng trên lớp nhé.

Tải mẫu

 Như vậy, bạn đã nắm được về chi tiết cách viết thư phàn nàn – a letter of complaint – rồi nhỉ. Bây giờ bạn làm bài tập nhé.

BÀI TẬP VIẾT THƯ PHÀN NÀN

Bạn hãy tập luyện các kiến thức ở bài này bằng cách làm bài tập ở đây nhé, hãy làm bài bằng cách comment nội dung bức thư mà bạn viết. Tôi sẽ có một số nhận xét dành cho bạn để cải thiện kỹ năng viết thư yêu cầu – letter of request của bạn.

Các bạn học viên lớp IELTS Online General cần làm bài tập luyện tập bằng cách comment ở dưới để giáo viên đánh giá bài tập nhé. Ngoài ra, bạn cần làm các bài tập nâng cao để nhận feedback chi tiết từ giáo viên (truy cập hệ thống học tập để lấy bài tập)

You should spend about 20 minutes on this task.

You just bought dog food at a pet store and you had problem with the food. Write to the manage of store.

In the letter: 

• explain what happened
• Describe how the food affect you pet
• Write about the action you want the manager to take

You do NOT need to write your own address. Begin your letter as: Dear Sir or Madam,. You should write at least 150 words.

ĐÁP ÁN BÀI TẬP

Bạn có thể xem đáp án bài tập tại file dưới đây (có thể kéo xuống để xem bài giải)